Tomar notas de reunión eficaces

Antes: el objetivo y el orden del día

Las buenas notas empiezan antes de la reunión. Escriba en una frase lo que espera: una decisión que tomar, una información que compartir, un problema que resolver. Esa frase guiará lo que usted retenga.

Prepare después el orden del día: bastan de tres a cinco puntos, en el orden en que se tratarán. Una página con un título por punto le da un esqueleto que irá rellenando mientras escucha.

Relea por último las notas de la reunión anterior: las acciones que quedaron abiertas serán las primeras que habrá que comprobar. Este simple recordatorio da continuidad y muestra que el tiempo de cada uno se toma en serio.

Durante: decisiones, acciones, preguntas abiertas

Resista la tentación de anotarlo todo. Una reunión produce sobre todo tres tipos de información útil:

• Las decisiones: lo que se resolvió y por qué, en una frase.
• Las acciones: lo que hay que hacer.
• Las preguntas abiertas: lo que queda por aclarar.

Utilice frases cortas y verbos de acción. Si un punto sigue poco claro, pida que se reformule antes de pasar al siguiente: es un servicio para todos.

Deje un margen a la derecha de la página, o una columna aparte, para las acciones: así se localizan de un vistazo a la hora de redactar. Señale con un signo sencillo los puntos a los que debe volver.

Asignar: quién hace qué y para cuándo

Una acción sin responsable ni fecha es una intención. Cada vez que aparezca una acción, escriba tres elementos: la tarea, la persona, la fecha.

Lea la lista en voz alta antes del final de la reunión. Esta breve ronda evita malentendidos y permite que cada uno confirme lo que ha entendido.

Cuando un plazo le parezca poco realista, dígalo enseguida: es mejor una fecha viable, discutida en la sala, que una fecha optimista que se retrasará. Un plazo aceptado en voz alta tiene muchas más probabilidades de cumplirse.

Después: enviar el acta el mismo día

Un acta enviada el mismo día se lee; enviada una semana después, ya no sirve. Retome sus notas mientras el intercambio está fresco, elimine lo secundario y envíela.

Ponga primero las decisiones y las acciones, con sus responsables y sus fechas. El resto, el contexto y las discusiones, puede seguir brevemente.

Relea su texto una última vez poniéndose en el lugar de una persona ausente: ¿entendería lo que se decidió y lo que se espera de ella? Si la respuesta es sí, envíelo.

Lo que aporta la IA: transcripción y resumen para releer

Un asistente de IA para reuniones transcribe la conversación y extrae un resumen, lo que le permite estar atento en lugar de tomar notas sin levantar la vista.

Con ALDO, cada sesión deja un resumen en su historial, con las preguntas y los puntos tratados. Es un excelente punto de partida: léalo, corríjalo y complételo con lo que solo usted sabe del contexto.

El resumen no sustituye su criterio: usted decide qué merece conservarse y compartirse.

En una reunión importante, revise en particular las decisiones y las acciones: son lo que los participantes buscarán en su acta. Unos minutos de relectura bastan para convertir un resumen automático en un documento fiable.

Un modelo de acta (lista para copiar)

Copie este esquema y adáptelo a sus reuniones:

• Asunto y fecha de la reunión.
• Asistentes.
• Decisiones tomadas.
• Acciones: tarea, responsable, fecha límite.
• Preguntas abiertas.
• Fecha de la próxima reunión.

Un esquema estable hace que sus actas sean fáciles de leer y de encontrar, de una reunión a otra.

Conserve todas sus actas en el mismo lugar, con un nombre regular (fecha, asunto). Dentro de un mes, cuando alguien pregunte qué se había decidido, encontrará la respuesta en unos segundos.